Dans un précédent article, nous vous avions présenté le triangle magique de la gestion de projet (culinaire ou pédagogique, c’est selon). Aujourd’hui et dans les prochaines semaines, je vous présente une série d’astuces de chef.fe pour un résultat réussi.
À vos tabliers/claviers !
Petit rappel des faits : on vous a confié la réalisation d’un dispositif pédagogique et vous cherchez à optimiser votre gestion de projet pour servir à vos apprenants le plat le plus digeste et épatant possible. Comme en cuisine, il va vous falloir de l’instinct, mais aussi de la technique !
Astuce #1 : mettre en place une méthode de travail
Quand on cuisine, avant de se lancer dans de grandes réalisations, il faut d’abord maîtriser les bases : cuissons, fonds et sauces, pâte à choux, que sais-je encore… (mes compétences en gastronomie sont finalement assez limitées, je me rends compte).
La base d’une gestion de projet efficace, c’est souvent la méthode. Avec le temps et les projets plus ou moins bien gérés, on finit par savoir ce qu’il faut à tout prix éviter et ce qui, au contraire, fonctionne bien.
Voici quelques pistes issues de notre propre expérience pour aborder au mieux les gros projets.
=> En interne :
– définir précisément les rôles de chacun et fixer des échéances à chaque tâche : chaque contributeur au projet doit savoir ce qu’il a à faire, avec qui et pour quand. D’expérience, si tout le monde fait un peu de tout ou si personne ne se sent responsable de rien, ou bien si on ne se fixe aucune deadline ni aucun objectif dans le temps, rien n’avance !
– organiser de courtes réunions à intervalles réguliers (ex : une fois par semaine) pour faire le point sur la charge de travail et l’avancement de chacun. Ces réunions peuvent ne prendre que 5 minutes, mais elles sont essentielles pour se dire où on en est, alerter sur une difficulté, trancher une question ou simplement se rappeler qu’on est plusieurs dans cette galère et qu’on va s’en sortir parce qu’on est une équiiipe !
– garder une vision d’ensemble : dans les projets d’ampleur, arrive toujours un moment où il peut être difficile de savoir précisément à quel stade d’avancement chaque grain en est. Les risques de déformer des infos, de répéter des contenus à plusieurs endroits différents ou de se retrouver avec un embouteillage de choses à faire par la même personne pour la même date augmentent proportionnellement avec le nombre d’interlocuteurs et/ou de grains à produire. C’est là qu’intervient le chef de projet : il ou elle doit être capable de prendre du recul sur la production (en délégant ce qui peut l’être) pour se concentrer sur l’organisation de ce joyeux carnaval. Son objectif ? Faire du lien entre les membres de l’équipe et avec les clients, s’assurer que chacun ait toujours ce dont il a besoin au moment où il en a besoin (infos, illustrations, contenus à valider, validations, etc.), et veiller à la cohérence de l’ensemble sur le fond comme sur la forme.
=> Avec le client
– identifier les personnes-clés : tout au long du projet, vous échangerez avec des experts du contenu à apporter, des personnes de l’équipe projet, éventuellement des intervenants indirects (la comm’, le service juridique, etc.). Soyez bien au clair sur les rôles et attributions de chacun. Veillez aussi à repérer les décideurs à convaincre – leurs attentes sont parfois différentes de celles de vos interlocuteurs directs du quotidien – mais aussi les traits de caractère saillants de chacun afin d’adapter votre communication et vos façons de faire, le tout, pour mieux arriver à vos fins !
– planifier le projet : le rétro planning est l’un des outils essentiels de la gestion de projet – avec d’autres, comme l’explique ce précédent article. Sans entrer dans les détails ici, pensez à bien faire le point sur les disponibilités de chacun en début de projet, de façon à éviter les grands temps morts dans la conception ou les validations qui pourraient faire dérailler la mécanique bien huilée qui vous mène tout droit vers une livraison dans les temps. Par exemple, vous pouvez travailler avec un binôme de chef.fes de projet et veiller à ce qu’à aucun moment vous et votre binôme ne soyez en vacances en même temps !
– organiser des points réguliers : les réunions hebdomadaires ou bi-mensuelless avec le client permettent de traiter les problématiques du moment et de lever les doutes, mais aussi de faire le point sur l’avancement, et donc de rassurer vos clients. Et un client serein est un client (plus) sympa, il ne faut pas l’oublier !
=> Évidemment, tous ces conseils sont à adapter en fonction du dimensionnement de votre projet et des demandes éventuelles de vos clients. Gardez une certaine flexibilité dans votre méthode de travail : ne culpabilisez pas par exemple si vous vous retrouvez à annuler le point régulier en interne ou avec votre client une fois sur deux, il vaut mieux avoir prévu “trop” que de devoir ramer ensuite pour trouver quelques minutes de temps commun avec le client A, l’expert B et les différents membres de votre équipe !
On se retrouve bientôt dans un prochain article pour une nouvelle astuce de chef.fe !
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