Concevoir et réaliser un dispositif de formation, ce n’est jamais du gâteau !
Si l’on veut que la mayonnaise prenne, plusieurs ingrédients doivent être réunis : un (gros) zeste de réflexion, une bonne dose d’organisation, un soupçon de réussite…
Vous l’aurez deviné, derrière tout dispositif pédagogique réussi se cache donc une gestion de projets aux petits oignons. Pour éviter à ceux qui aimeraient se lancer dans ce type d’aventure de trop pédaler dans la choucroute, nous avons rassemblé ici quelques secrets de préparation.
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Comment mitonner de bons petits dispositifs
Lundi matin, réunion d’équipe, vous peinez encore à ouvrir (vraiment) les yeux et réprimez difficilement quelques bâillements quand soudain, les choses s’accélèrent pour vous : votre responsable vous désigne volontaire pour réaliser LE nouveau dispositif pédagogique de l’année. Vous en restez comme deux ronds de flan l’espace de quelques secondes, puis la surprise laisse place à un début de panique : comment diable allez-vous donc pouvoir vous y prendre ?!
Ni une, ni deux, vous passez en mode combat et enfilez (mentalement) votre uniforme de cuistot… Car oui, cela ne vous a peut-être jamais traversé l’esprit jusqu’ici mais, c’est un fait, chefs cuisiniers et chefs de projets ont de nombreux points communs ! Preuve en est cette liste de compétences à mobiliser dans les deux cas :
Le triangle magique
Filons la métaphore quelques lignes de plus, et faisons ensemble un petit exercice de projection mentale : vous voilà à la tête de votre restaurant, entouré.e de vos commis, réfléchissant au menu du jour. Un certain nombre de contraintes s’imposent à vous et viennent restreindre le champ des possibles : les ingrédients disponibles (de saison, idéalement) et leur qualité, le prix auquel vos plats sont vendus, qui doit être cohérent avec les ingrédients utilisés, et le temps passé à cuisiner, la quantité à mettre dans chaque plat pour éviter la famine ou l’indigestion, le temps qu’il vous reste pour cuisiner tout ça, l’équipe sur laquelle vous pouvez vous appuyer, et ainsi de suite…
Notez que ces mêmes contraintes s’appliquent également à la gestion de projet ! Alors bien sûr, il y a des différences : on ne parle pas de plat mais de dispositif, les ingrédients sont des grains pédagogiques, et vous n’allez pas vraiment manger quelque chose à la fin (malheureusement !), mais vous avez compris l’idée.
Pour vous aider dans votre réflexion, vous pouvez vous appuyer sur le triangle magique que voici :
… Pourquoi magique, me direz-vous ? Eh bien parce qu’il ne paye pas de mine, mais qu’il est à la base de tout projet qui envoie du pâté ! (Et puis parce que ça sonnait mieux que “triangle” tout court, effectivement).
Voyons ensemble ce qu’il peut nous apporter !
#1 : Que veut-on produire ?
Ici, on s’interroge sur le dispositif pédagogique envisagé : à qui est-il destiné ? Que veut-on expliquer ? Sous quelle forme, avec quelles modalités ? Comment garantir une vraie adéquation entre les objectifs pédagogiques et les grains proposés ?
Un dispositif pédagogique, tout comme un bon plat, peut être plus ou moins sophistiqué. Il faut qu’il corresponde à ce qui est inscrit sur le menu en matière de contenus, qu’il stimule la curiosité des apprenants (ou les papilles des clients), qu’il capte leur attention, mais sans en faire trop non plus. C’est aussi le début de la recette : on réfléchit aux ingrédients/grains pédagogiques nécessaires, à leur format (en sauce ? cru ? une vidéo ? un quiz gamifié ?), à leur agencement dans l’assiette/dans le dispositif…
⇒ Se poser ces questions permet de cadrer le projet pour soi, mais aussi pour le client s’il s’agit d’une commande externe, et de s’assurer que tout le monde partage bien une vision commune de ce qui va être produit/servi.
#2 : Dans quels délais ?
Se pose ensuite la question du (rétro)planning : pour livrer le dispositif dans les temps, quand faut-il commencer à “cuisiner” et quelles sont les étapes par lesquelles il va falloir passer ? Pour concocter votre planning, il est essentiel de définir les phases de conception (la préparation des bases), les phases de production (la cuisine/l’assemblage), et leurs durées respectives.
Chaque grain est comme un plat à part entière, les étapes de réalisation peuvent être complètement différentes. Mais sur l’entièreté de votre dispositif/menu, peut-être est-il possible de réaliser plusieurs étapes en parallèle, comme vous pourriez préparer le glaçage pendant que le gâteau est au four ?
⇒ Dans tous les cas, gardez bien la deadline en tête, et prenez si vous le pouvez une petite marge de sécurité pour pallier aux imprévus !
#3 : Avec quels moyens ?
Dernier questionnement, quels sont les moyens à votre disposition en matière de force de travail et de budget ? Une mousse au chocolat et une pièce montée (tout comme une fiche A4 et un e-learning) ne nécessitent évidemment pas les mêmes moyens. Quels sont donc ceux à votre disposition ici ?
Sur qui pouvez-vous compter ? Quelles sont les compétences dont vos collègues disposent si vous travaillez en équipe ? Et qui va pouvoir être mobilisé en face si la demande vient d’un client ?
De la même façon, quelle est votre marge de manœuvre en matière de budget ? Combien vous coûte chaque étape de conception/production ? Certaines choses peuvent-elles/doivent-elles être externalisées ?
⇒ Se poser toutes ces questions permet non seulement de maîtriser les coûts, mais aussi de bien répartir les rôles afin que votre projet se déroule sans accroc.
Dernier conseil : en matière de gestion de projet, comme en cuisine, tout est affaire de dosage. Soyez précis, organisé.e, mais ne vous mettez pas non plus la rate au court-bouillon pour rien. Appropriez-vous la recette, ajoutez-y votre touche personnelle, votre petit grain de sel… et à vous de jouer !
On se retrouve dans un prochain article pour d’autres astuces !
conception, e-learning, formation, gestion de projet, Production
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