Créer un dispositif de formation en ligne peut vite devenir un vrai casse-tête et demander une organisation minutieuse. Il peut se composer de plusieurs modules, inclure différents médias (pdf, vidéos, podcasts, jeux, etc.), nécessiter des traductions dans différentes langues et voilà qu’on se retrouve à gérer plusieurs centaines de livrables, des dizaines interlocuteurs (graphistes, animateurs, comédiens voix off, développeurs, traducteurs, relecteurs, validateurs, etc.), des retours clients dans tous les sens, etc.
Pour supporter cette charge mentale et assurer le bon déroulé de projet, il faut être organisé et s’appuyer sur des outils efficaces.
J’ai passé plusieurs années à chercher le GRAAL, c’est-à-dire, l’OUTIL de gestion qui allait me permettre de gérer TOUS mes besoins en gestion de projet (créer un planning et le mettre à jour en quelques minutes, suivre l’évolution et la validation des différents livrables, rassembler toutes les informations de cadrage d’un projet, assurer le suivi budgétaire, compiler les retours clients, etc.).
J’ai passé des heures et des heures à lire des articles, regarder des tutos, tester les versions d’essai, tordre les outils pour en comprendre toutes les possibilités mais le constat était toujours le même : trop cher, trop chronophage, trop complexe, pas assez flexible ou complet, pas assez adapté à MES besoins, pas accessible pour les clients avec lesquels je travaillais (fichue sécurité informatique !).
Au comble du désespoir, je me suis résolue à fabriquer moi-même mon Graal, l’outil de gestion de projet de mes rêves. J’ai retroussé mes manches, et ouvert… GOOGLE SHEETS.
Eh oui, il m’aura fallu 8 années d’expérience pour prendre conscience que l’outil idéal était juste sous mes yeux et déjà dans ma boîte à outils depuis longtemps : il est facile à prendre en main, personnalisable à souhait, en fonction des besoins du projet, gratuit, facilement partageable avec un client, parfait en somme !
Aujourd’hui, j’utilise 5 fichiers de gestion de projet différents :
Un planning macro
Défini en début de projet, il présente les grandes phases de l’ingénierie pédagogique : l’analyse du projet et l’élaboration du concept de la formation, la conception détaillée, la conception graphique, la production technique, le déploiement. Il permet :
– aux différentes parties de se mettre d’accord sur une date de livraison,
– à un client de bien comprendre le déroulé d’un projet, les phases où il sera sollicité pour co-construire ou valider les contenus,
– au chef de projet de s’assurer tout au long du projet que l’on est bien dans les temps.
Un fichier de suivi de projet
Dans ce document sont listés tous les médias à produire. Pour chacun, on indique l’état d’avancement, qui travaille dessus, les dates de livraison des livrables intermédiaires, ce que doit faire le client, les liens vers les derniers livrables, et toute autre information utile. Il doit être tenu à jour très régulièrement et a plusieurs rôles :
– Il apporte la vision micro du projet,
– Il indique où en est le projet à un instant T et explique clairement au client ce qui est attendu de lui,
– Il centralise les liens vers tous les livrables intermédiaires et finaux du projet,
– Il rassure le client sur le fait que le projet avance.
Personnellement, je l’utilise aussi beaucoup comme pense-bête : il me permet de centraliser toutes les petites informations que je ne dois pas oublier au cours du projet (“penser à demander tel logo à telle personne”, “harmoniser le terme XXX sur tous les outils”, etc.).
Une fiche technique
Qui dit e-learning dit contraintes techniques ! Et celles-ci doivent être bien identifiées en début de projet : Quel hébergement ? Quels navigateurs cibles ? Quels terminaux de consultation (smartphones et/ou tablettes et/ou ordinateurs) ? Quelle norme SCORM ? Quels poids max ? Et j’en passe !
On peut également préciser les codes couleurs de la charte, les typos à utiliser, etc. Tout ceci servira à centraliser les informations clés du projet. Ce document est rempli et partagé avec le client et nous sert de référence (et de garde-fou !) tout au long du projet.
Un fichier de gestion budgétaire
Il peut avoir différentes fonctions selon les projets :
– Si un projet évolue en cours de route (ex : si on remplace un ou plusieurs médias par un autre), on peut mettre en place un fichier afin de s’assurer que les évolutions n’impactent pas l’enveloppe budgétaire définie en amont,
– Si on a vendu du temps/homme, on peut créer un fichier de suivi des temps afin de contrôler que le temps consommé est cohérent avec l’avancement du projet
– Si on veut contrôler la rentabilité d’un projet, on peut calculer le temps passé et la somme des dépenses liées au projet afin de s’assurer que cela correspond au prix vendu.
C’est un fichier destiné à être utilisé en interne mais qui peut être partagé ou montré au client en cas de désaccord.
Un fichier de recette
Il permet au client de compiler ses retours sur le livrable final. Il doit être structuré de manière à inciter le client à être le plus précis possible dans ses retours et de fluidifier la phase de correction : module concerné, média concerné, nom du recetteur, terminal utilisé, navigateur utilisé, description du problème, capture d’écran…
Et pour simplifier le tout, ces différents documents peuvent évidemment être rassemblés au sein d’un même fichier dans des onglets différents.
Alors, convaincus, hein ? Éditeurs de logiciels, ne me contactez pas, je suis trop chère pour vous.
Le Mag' 