Après vous avoir présenté le travail réalisé avec Réseau Action Climat il y a quelques mois, parlons aujourd’hui d’une formation conçue et animée pour l’entreprise la Boîte à Indés.
L’objectif de la formation était d’accompagner cette entreprise dans son projet initié d’automatisation de processus internes grâce à l’intelligence artificielle. En effet, la Boîte à Indés avait déjà commencé ces travaux-là grâce à du travail en no code et l’idée était maintenant d’optimiser l’existant et d’aller plus loin.
Pauline Klein, Dirigeante de La Boîte à Indés, a accepté de répondre à nos questions sur La Boîte à Indés, la naissance de son besoin et la formation animée par Youri, un de nos formateurs IA.
Activité et contexte
– Pouvez-vous nous présenter votre organisme de formation et son cœur de métier ?
La Boîte à Indés est un organisme de formation un peu particulier. Nous l’avons créé en 2021 lorsque Qualiopi était annoncé pour remplacer Datadock. Ce sont les membres de notre collectif d’entrepreneurs qui sont à l’origine de l’idée.
A l’époque, de nombreux formateurs m’ont sollicitée pour qu’on “trouve une solution” face à ce nouveau dispositif qui leur semblait être une montagne d’administratif. En conjuguant nos forces et compétences, nous pouvions structurer une offre de qualité pour répondre aux conditions du nouveau référentiel et permettre aux formateurs indépendants de mutualiser le coût de la certification.
Depuis, nous avons bien grandi : notre offre dite de “portage de formation” accompagne maintenant 120 formateurs partout en France. Nous avons donc un catalogue de formation très riche qui va de la menuiserie à l’IA en passant par la communication, le commercial, etc.
En interne, nous dispensons aussi des formations sur la formation mais aussi sur la prise de parole en public, la communication interpersonnelle, l’animation d’un réseau, etc.
– Quels sont les principaux défis que vous rencontriez dans la gestion administrative de vos formations ?
En soi, niveau gestion administrative, nous sommes plutôt bien structurés, même si nous avons parfois du mal à faire comprendre à nos clients que la formation a une valeur au-delà de ce que les financeurs leur accordent… En revanche, nous sommes en quête perpétuelle d’innovation dans ce domaine : automatisation, simplification, vulgarisation, etc. Tout ce qui peut nous permettre de gagner du temps, sans perdre en qualité, et ainsi de consacrer le plus de temps possible à nos clients.
– Combien de temps consacriez-vous à ces tâches administratives avant la formation ?
Beaucoup trop ! Notamment à réaliser des tâches répétitives et sans valeur ajoutée.
Ce que nous aimons dans notre métier, c’est l’ingénierie pédagogique, l’accompagnement des formateurs dans leur scénarios, l’aiguillage des stagiaires dans leur parcours… Alors si l’IA et l’automatisation peuvent nous permettre de réduire le temps passé à la saisie, par ailleurs déjà réalisée une première fois par nos formateurs, nous sommes pour !
Situation avant la formation IA
– Comment gériez-vous concrètement l’intégration des données dans Digiforma ?
Nous avions créé un formulaire qui permet à nos formateurs de nous déposer leurs programmes et un second pour les ouvertures de sessions. Les formulaires nous parvenaient au format PDF et nous réintégrions manuellement les informations en faisant des copier-coller. Cela nous permettait notamment d’effectuer une relecture technique pédagogique et réglementaire sur chaque dépôt.
– Quelles étaient les tâches les plus chronophages ou frustrantes dans votre quotidien ?
Les copier-coller ! Nos formateurs ont un parcours bien particulier à suivre. Pour nous, ça n’avait pas de sens de re-saisir ce qu’ils avaient déjà fait, notamment quand il n’y a rien à redire sur leurs dépôts. Ce qui est très souvent le cas puisque nos formateurs sont de vrais experts de leur domaine !
– Aviez-vous déjà tenté d’automatiser certains process ? Si oui, lesquels ?
L’automatisation des tâches répétitives, chez moi, c’est un principe, et d’ailleurs nous avions déjà automatisé ce qui était possible via les fonctionnalités d’API développées par ZAPIER pour Digiforma. Quand il n’y a plus rien à apprendre, plus rien à découvrir dans un process et qu’on a bien regardé sous tous les angles, inutile de mobiliser une personne à faire des choses inutiles.
J’aime beaucoup décortiquer les étapes d’un parcours, il m’arrive d’ailleurs de le faire pour des clients afin de les aider à structurer une organisation sur mesure et parfaitement adaptée aux contraintes de leurs équipes.
Apprentissages pendant la formation IA
– Qu’est-ce qui vous a le plus marqué dans cette formation ?
La disponibilité de notre formateur et sa compréhension rapide de nos besoins et attentes. Chaque journée était suffisamment éloignée de la précédente pour nous permettre de tester nos connaissances en situation réelle. Chaque début de journée commençait par un point sur les acquis et les difficultés rencontrées. Si nécessaire, nous prenions le temps de revenir sur les difficultés rencontrées. L’ensemble du parcours a été très progressif.
– Pouvez-vous nous donner un exemple concret d’une automatisation que vous avez apprise ?
Il y en a plein ! Mais la plus challengeante à mettre en œuvre a concerné les dépôts de programmes de nos formateurs, qui remontent maintenant automatiquement sur Digiforma. Fini les copié-collé !
– Comment s’est passée votre première utilisation de l’API Digiforma ?
Un désastre 😉 ! Enfin, oui et non. Nous utilisions déjà l’API quasiment au maximum de son potentiel. Aussi, pour aller plus loin dans nos besoins, il a fallu décortiquer les informations de l’API dans Postman (une application permettant de tester des API), afin de sélectionner les champs sur lesquels nous voulions avoir une action entrante ou sortante.
Je trouve que c’était le plus dur parce que Digiforma fonctionne “en boucle” : chaque information peut se retrouver en sous-rubrique d’une autre et ainsi de suite. Il faut donc être précis sur ce qu’on cherche à faire pour ne pas surcharger les informations. Heureusement, Claude nous a aidé en répondant à de nombreuses questions et en faisant le tri des informations. Après, ça “déroule tout seul”. Enfin presque…
– Y a-t-il eu un moment “eurêka” ?
Beaucoup ! Un champ des possibles s’est ouvert très rapidement. Là encore, il faut faire le tri. Se poser pour réfléchir sur la pertinence d’un projet entre le temps nécessaire pour le mettre en place et les bénéfices qu’il peut apporter. Ça nécessite d’avoir une vision claire du parcours client et du parcours utilisateur, et de ce qu’on veut améliorer. C’est assez facile de se perdre dans le potentiel des outils qu’on a découverts.
D’ailleurs, le fait d’avoir utilisé notre quotidien comme “cas pratiques” est à la fois très expérientiel, mais peut aussi être source d’erreur. Je recommande ainsi de se poser après la formation pour faire le point sur chaque outil, son rôle et sa pertinence. Et puis, il ne faut pas hésiter à versionner : la méthode des petits pas.
– Quels logiciels avez-vous découverts ?
On a découvert une quantité d’outils !
– Sana, une assistante IA
– Gamma, un outil de création de powerpoint IA
– Perplexity, un LLM qui affiche ses sources
– Des newsletters diverses et variées,
– Des outils permettant de créer des chatbots comme Chatbase et Flowise
– Lovable qui permet de créer des applis en code grâce à une IA…
Changements mis en place grâce à l’IA
– Quelles sont les principales automatisations que vous avez déployées ?
Depuis la formation, je me lance chaque semaine un nouveau défi pour répondre à un besoin de gestion, ou tout simplement pour ne pas perdre ce que j’ai appris. Ce sont de petits outils qui intègrent des webhooks (mécanisme conçu pour la transmission d’informations en temps réel d’une application à une autre), des automatisations simples ou même parfois du code plus sophistiqué.
Mais le principal projet, qui nous occupe encore, c’est l’intégration automatisée des saisies de nos formateurs dans Digiforma grâce à une application développée sur Lovable.
– Comment utilisez-vous l’IA désormais ?
Un peu tout le temps… Mais la grande différence, c’est surtout que nous arrivons à conjuguer les fonctionnalités et forces de chaque IA, là où avant, nous choisissions une seule IA pour “tout faire”.
– Pouvez-vous quantifier le temps gagné grâce à ces nouvelles pratiques ?
Pas encore. Nous passons encore beaucoup de temps à construire, organiser, hiérarchiser, prioriser… Mais j’estime que nous pourrions gagner au moins 25% de notre temps dédié aux tâches chronophages pour les dédier à améliorer la qualité de nos services rendus à nos clients et formateurs.
– Justement, quel impact cela a-t-il eu sur la qualité de service pour vos apprenants ?
C’est aussi encore difficile à mesurer mais, si nous arrivons vraiment à gagner 25% de temps sur nos process, cela nous permettrait d’apporter une meilleure expérience à nos apprenants et à nos formateurs, plus de temps pour les accompagner “individuellement” mais aussi des outils conçus pour eux afin de leur permettre de trouver des réponses quand ils en ont besoin (et ne plus dépendre de notre disponibilité). Un environnement de “navigation” plus adapté et “user friendly” au final. Bref, de la qualité plus que de la quantité !
Perspectives
– Quels sont vos prochains objectifs en matière d’automatisation ?
Nous allons versionner nos outils. Une petite évolution après l’autre plutôt que tout d’un coup, avec pour objectif de fluidifier les parcours et de les personnaliser au maximum.
– Quels conseils donneriez-vous à un organisme de formation qui hésite à se lancer ?
De se pré-pa-rer… On ne se lance pas dans l’automatisation et l’utilisation de l’IA sans avoir préalablement défini ce qu’on en attend. Il faut aussi disposer d’outils structurés (CRM, Bases de données, etc.) pour aller stocker de la donnée, la créer ou l’enrichir… Et puis, il faut bien clarifier les objectifs avec son équipe et la répartition des tâches : qui devra faire quoi, pour quoi et pourquoi.
C’est une formation donc ça se prépare comme tout autre projet de développement de compétences. Et bien sûr ça s’accompagne et ça s’entretient. J’imagine assez facilement un niveau 2 d’ici quelques mois d’ailleurs.
– En quoi cette formation a-t-elle changé votre vision du métier ?
Beaucoup d’acteurs de la formation voient les évolutions techniques et réglementaires comme des contraintes. Même si ça n’a jamais été ma vision, j’ai quand même le sentiment que cette formation a renforcé mon approche d’innovation et de créativité. Il est tout à fait possible de fluidifier et simplifier ces “contraintes” pour en faire de véritables atouts et leviers de performance. Et finalement, remettre l’humain au cœur !
Le Mag' 