Dans la série “astuces de chef.fe (de projet) pour un résultat réussi”, nous vous avons parlé précédemment de l’importance de mettre en place une bonne méthode de travail. Aujourd’hui, on se retrouve pour parler outils !
Petit rappel des faits : on vous a confié la réalisation d’un dispositif pédagogique et vous cherchez à optimiser votre gestion de projet pour servir à vos apprenants le plat le plus digeste et épatant possible. Comme en cuisine, il va vous falloir de l’instinct, mais aussi de la technique !
Astuce #2 : s’appuyer sur les bons outils
Il ne viendrait à l’esprit d’aucun cuisinier qui se respecte d’allumer son four pour faire cuire un unique chou de Bruxelles (sauf cas très très spéciaux).
De même, en matière de gestion de projets, rien ne sert de sortir son chalumeau à tout bout de champ : réaliser une fiche mémo ne nécessite pas spécialement de prendre un abonnement à Trello ou tout autre logiciel du même genre. On peut faire simple !
L’objectif de cet article n’est pas de vous ”vendre” tel ou tel outil de gestion de projet, mais bien de vous dire que, parmi l’existant, il vous faudra choisir le(s) bon(s) outil(s), c’est-à-dire celui ou ceux adapté(s) à VOS besoins… et peut-être même parfois qu’il ne vous en faudra aucun (ou aucun de payant en tout cas) !
Voici néanmoins, au cas où, quelques repères utiles…
– le planning : que vous soyez du genre à faire un rétroplanning interactif et synchronisé sur Trello ou Asana ou bien plutôt à poser 3 lignes au crayon sur un papier, le planning reste un passage assez obligé. Mais entendons-nous bien, un simple mail récap’ à votre client avec les grandes échéances peut tout à fait suffire, du moment qu’il est connu de tous et validé par chacun !
– le suivi de projet : il n’est pas toujours évident de suivre l’avancement de plusieurs grains pédagogiques d’un même dispositif en parallèle, ni d’en rendre compte de manière claire et actualisée à votre client. Là encore, à vous de voir quel outil est le plus adapté à votre façon de travailler : est-ce que vous fonctionnez aux post-it ? Aux mails récapitulatifs ? Avec Notion ? Chez Sydo, nous aimons assez utiliser les outils du drive de Google (voir cet article), car ils présentent l’avantage de pouvoir être créés/partagés/modifiés/commentés à plusieurs, tout en étant très malléables : on peut ainsi facilement détourner l’usage classique de Google Sheet pour s’en servir comme tableau de bord pour le suivi d’un projet.
– la communication : pensez-bien à définir votre canal ou vos canaux de communication privilégié(s) pendant le projet, aussi bien en interne qu’avec vos prestataires ou votre client. Un critère important ? La possibilité d’échanger facilement (par exemple via une messagerie instantanée) et d’accéder de manière pérenne (ou au moins durable dans le temps) aux échanges et documents partagés… Il serait en effet dommage que le fruit de votre travail et de votre réflexion se perde dans les méandres de l’internet parce que vous n’avez pas payé votre abonnement à Slack #çasentlevécu
=> Dans l’idéal, ne vous lancez pas avec un outil que vous ne connaissez pas assez bien s’il s’agit d’un projet à fort enjeu, prenez d’abord le temps de le tester sur des dispositifs de plus faible envergure (ou même lors de vos séances de veille sur les innovations pédagogiques et technologiques. … Comment ? Vous ne faites pas de veille ?!). Pensez aussi à questionner votre client sur ses usages le cas échéant, peut-être vous faudra-t-il finalement vous adapter à ses contraintes à lui !
On se retrouve bientôt dans un prochain article pour une nouvelle astuce de chef.fe !
Le Mag' 